湖南省长沙市物业维修资金管理信息系统2.0版正式上线，这一系统实现了资金管理从"线下跑"到“网上办”、资金使用表决从"纸质签名”到“电子投票”的转变，推动解决物业维修资金“使用难”。
文 / 欧阳帆 张小林 谭夏明
2003年7月，商品房维修资金制度出台，长沙市物业专项维修资金管理工作也正式启动。长沙市物业专项维修资金自开始归集以来，以制度建设为依托，以信息化建设为支撑，不断完善监管体系，提升服务效能，逐步形成了维修资金归集应收尽收、使用便捷高效、管理增值保值的“长沙经验”，为保障物业共有部分的维修、更新和改造发挥了积极作用。
归集应收尽收
一是全面实行业主自存自缴模式。2009年，长沙市全面推行物业专项维修资金业主自缴系统，并明确规定开发企业不得代收，从源头上保障资金安全，避免挪作他用。自缴系统通过与银行联网合作，充分利用各银行网点，打造了遍布全市的维修资金自缴服务网络。目前，全市共有六家自缴业务代理银行，自缴网点550余个，基本实现了每500米就有一家自缴银行网点，让业主方便快捷地实现物业维修资金的安全缴存。
二是推动维修资金缴存关口前移。为实现从源头上对维修资金缴存形成有效监管，长沙市物业维修资金管理中心（以下简称中心）在上级主管部门的大力支持下，推动在新修订的《湖南省物业管理条例》第五十三条中明确，“首期物业专项维修资金，由物业买受人在办理商品房预售合同备案前存入物业专项维修资金专户。房屋竣工后尚未售出和建设单位自留的物业，由建设单位在竣工验收备案前存入物业专项维修资金专户”，并在新修的《长沙市物业专项维修资金管理办法》中进行相应修改，与上位法保持一致。通过调整交存时点，将维修资金交存关口前移，使之更具操作性，确保维修资金应收尽收。
三是实现维修资金随房转移自动过户。日常生活中，由于业主不熟知政策，造成很多转让双方在二手房交易过程中，未及时办理维修资金过户手续，房屋过户后维修资金仍是原业主姓名，这直接影响到维修资金后续使用，成为维修资金“使用难”的重要原因。针对这一难点，中心在2013年主动报请上级主管部门，并与不动产登记部门加强对接，在《长沙市商品房买卖合同》（范本）中添加了关于“该房屋分户账中结余的物业专项维修资金随房屋所有权同时过户”的相关条款；并同步上线运行二手房维修资金随房屋产权自动过户程序，通过产权相关数据的共享，实现了产权人交存的维修资金结余资金随房屋产权自动过户，杜绝了新的二手房转移时维修资金未及时过户的问题，也为解决长期以来困扰使用的表决问题打好了基础。
四是积极化解小区维修资金续筹难题。由于对维修资金的续筹缺乏强制归集的措施，业委会自行筹集也有难度，维修资金续筹成为了全国性的难题。为化解这一难题，中心主要从三方面发力：一是启动立法修改。2022年底，新修改的《长沙市物业专项维修资金管理办法》颁布施行。新《办法》进一步强调：“业主分户账面物业专项维修资金余额不足首期交存额30%的，应当及时续交”，并规定“续交的物业专项维修资金可以一次性交存，也可以随物业管理费逐月交存”，为化解小区维修资金续筹难题提供了法律支撑。二是充分做好业委会和物业服务企业在维修资金续筹、补充等方面的宣传引导工作。三是积极展开探索。2021年1月，长沙市某小区业委会组织小区“双三分之二”以上业主表决同意将1600多万元征收补偿款用于续筹小区物业维修资金，开创长沙市小区公共收益补充维修资金的先例，为长沙市探索维修资金续筹工作提供了宝贵经验。
使用便捷高效
一是运用信息化手段实现业务全程网上办理。2022年，长沙市物业维修资金管理信息系统2.0正式上线。新系统通过主体全覆盖，将服务端口纵向延伸至每个物业小区、每名业主，横向延伸到房地产开发企业、施工单位、审价机构、金融机构等众多关联单位，实现维修资金管理从“线下跑”转变为“网上办”。中心将“快速、简便、精准”的便民理念融入服务全过程，通过系统规范业务申报资料电子模板，采用电子签章技术，可“无纸化”全线上办理，实现网上申请备案、网上受理审核和网上审批拨付，业主足不出户就能全天候网上办理各项业务，真正实现了“数据多跑路，群众少跑腿甚至不跑腿”。通过网上办，维修资金使用申请更加方便快捷。2020-2022年，长沙市维修资金的使用金额实现逐年递增，为广大业主提供了更加便捷、高效、安全的服务体验。
二是“电子投票”让维修资金使用不再难。以往，维修资金使用表决方式都采用线下纸质投票，经常因耗时长，或者业主不在本地，无法签字表决造成“表决难”，进而致使维修资金“使用难”。中心在新上线维修资金管理信息系统中增加了“电子投票”功能，业主可通过手机下载“长沙住房”APP对表决事项进行电子投票，对于使用智能手机不便的老年人等特殊人群，可通过手持式投票终端进行表决。这样既提高了表决效率，也保障了表决的真实性和有效性，有效解决了传统纸质签名存在的表决周期长、真伪难辨以及业主因地域限制难以参与表决等难题，从根本上解决维修资金“使用难”的问题。据统计，自新系统试运行以来，长沙市已有700余个小区维修资金使用项目采用电子投票进行业主表决，有效解决了群众关心的使用“表决难”的问题。
三是应急使用维修资金机制成效显著。长沙市于2013年建立物业维修资金应急使用管理制度，明确了应急使用适用情形和具体流程，并在之后不断创新维修资金的应急维修机制，扩大应急维修的范畴，以解业主燃眉之急。长沙市居民遇到《长沙市物业专项维修资金管理办法》中规定的“电梯故障危及人身安全的；屋面、外墙防水局部损坏、渗漏严重的……”等五种情况可以直接申请专项维修资金，并在应急使用物业维修资金过程中，增加了事中公告环节，保障业主知情权。截至目前，全市900余个物业小区通过应急程序解决了业主的住用难题，有效发挥了资金的应急保障作用。
四是探索建立信用评价体系和“红黑榜”制度。近年来，建筑行业各类市场主体出现信用缺失的情况屡有发生，信用的缺失不仅扰乱了市场秩序，也造成企业生产经营成本的增加。中心通过探索建立包括施工单位、审价单位等维修资金使用相关市场主体在内的信用评价体系，完善对相关单位的守信激励和失信惩戒机制。同时，定期公示信用评价结果，依法依规运用信用评价成果，建立施工单位、审价单位的市场诚信行为“红黑榜”制度，对于存在弄虚作假、串通侵害业主权益行为的相关单位直接列入“黑名单”并通报，促进市场主体依法诚信经营，维护市场正常秩序，倒逼服务效能提升，提高维修资金的使用效益。
管理保值增值
一是全面加强专户银行管理。银行新开户需由市金融办、市财政局、市审计局和市住房和城乡建设局等多个部门联合审批，履行监管职能。通过制定《受委托银行考核办法》，明确对银行的考核标准及奖惩，定期进行通报，促进银行工作更加严谨，管理更加规范。
二是优化维修资金存储结构。通过合理调配定期存款存储比例，为提高资金收益率夯实基础。目前，维修资金的两年期存款比例为31.31%，三年期存款比例为68.69%，最大限度地保证增值收益最大化。同时，中心还时刻关注银行利息上浮情况，在各存期类型中都达到政策允许范围内的最高利率上浮，以实现资金的保值增值。虽然近年来银行存款利率连续下调，但长沙近三年年均派息利率仍达到3.05%，今年还达到4.35%，向全市业主派发年息13.23亿元，累计派息66.90亿元。
三是规范维修资金使用监督管理。作为资金监管单位，维修资金的安全是中心工作的重中之重。中心充分借力第三方审价机构的专业优势，实现对资金使用的事前事中事后全过程监督。通过完善监管力度，规定维修工程费用在3万元以上的采用项目结算审核制，引入第三方审价机构参与审核，要求审核工作必须前期介入，实行过程跟踪，参与竣工验收，并据实出具结算报告，防止物业维修价格虚高，并按照工程进度将所需维修资金划转至维修单位。截至目前，通过实行维修资金使用项目造价审核，共计核减1.52亿元，切实维护了业主的合法权益。
物业专项维修资金是房子的“养老钱”和“治病钱”，事关千家万户的居住安全和幸福指数。作为资金管理部门，中心将采取更多惠民生、暖民心举措，着力解决好人民群众急难愁盼问题，为广大业主提供更加方便、快捷的服务。（原载于《中国物业管理》杂志2023年第8期）
作者单位：澳洲幸运5分析辅助器物业维修资金研究专业委员会副主任委员单位——长沙市物业维修资金管理中心