乌鲁木齐市房屋专项维修资金管理中心业务人员指导物业服务企业线上申请使用维修资金。
自2021年以来，乌鲁木齐市持续通过信息化建设为房屋专项维修资金业务管理工作保驾护航。其信息化建设的主要内容为：充分运用云平台、大数据、移动互联（微信、APP）、搜索引擎等高新技术，以维修资金归集、使用和资金管理为核心，建设一个业务平台、一个网站、一个微信公众号和一个微信小程序，实现维修资金缴存、使用的规范高效。分析发现，乌鲁木齐维修资金信息化管理的主要功能和特点包括以下五个方面。
确保维修资金缴存准确、高效，应收尽收
首先是实现维修资金缴存业务线上化。2021年2月，开通了维修资金线上缴存，通过主管局微信小程序“安居广厦”和乌鲁木齐市房屋专项维修资金管理中心（以下简称中心）微信小程序两种线上缴存入口，完成维修资金线上缴存业务，业主自行选择线上入口办理维修资金缴存业务。2023年3月，完成维修资金缴存全流程线上办理，彻底打通房屋“养老金”线上缴存“最后一公里”。
其次是打通信息壁垒，与房产交易等系统实现业务联动，达到信息使用一体化。具体而言，一是与房屋交易管理中心数据共享，信息获取智能化。在业主缴存维修资金前完成楼盘建立，通过房屋位置与交易中心楼盘数据建立关联关系，做到业主维修资金分户账信息数据准确、完整。二是获取合同信息。在中心业务系统与主管局大平台系统建立一对一的关联关系的基础上，实现合同信息与业主信息一键导入功能，无需窗口工作人员依据纸质合同录入缴存相关信息，缩短窗口工作人员办理时间，提高窗口工作效率。三是房屋交易环节把关查验维修资金缴存证明，通过“电子把关”，实现交易提醒自动化。维修资金管理系统与房产交易中心关联业务系统集成，在交易中心业务系统中验证维修资金是否足额缴存后，方可进行下一步交易业务操作。四是通过在《不动产（房地产）转让合同》条款中加入维修资金过户相关条款，让业主在房屋所有权过户的同时，实现维修资金同时过户。通过数据接口推送二手房过户信息，自动变更维修资金分户账信息。
再次是开通多种查询方式。具体包括：一是发送维修资金账户余额变动短信通知，涉及缴存、资金使用分摊、增值收益分配等相关信息。二是每年向维修资金账户余额不足首期缴存额30%需续筹维修资金的业主发送短信通知。三是多渠道查询维修资金相关信息。业主通过登录乌鲁木齐市人民政府网、关注乌鲁木齐市房屋专项维修资金管理中心微信公众号后绑定房屋信息等多种方式查询维修资金。四是通过专户管理银行手机APP查询业主名下房屋维修资金相关信息。五是持身份证前往专户管理银行任意网点或者维修资金业务受理窗口进行查询。
确保维修资金使用规范、精细，提质增效
首先是全面实现维修资金使用申请线上办理。物业服务企业在Internet上通过VPN方式登录中心维修资金业务管理平台，进行维修资金使用申请的操作。申请单位通过外网申报端口上传相关维修资金使用申请材料，中心审核人员通过业务系统审核端口对上传的相关要件进行审核，发起审核意见，给予线上指导并和申请单位线上互动、交流审核意见，全流程跟踪服务申请单位完成资金使用申报，并根据审核进度实时配合现场查验。申请单位可在线实时查询审核进度、审核状况，及时根据代管机构线上反馈的审核意见对上报的维修资金申请资料进行修改、完善，及时完成维修资金使用申报工作。审核通过后，申请单位只需通过外网申报端口将审核通过后带有防伪水印的材料下载打印盖章并报备至中心，即完成所有的维修资金使用申请流程。同时，使用申请相关业务档案无需业务人员扫描上传，系统可根据申请主体上传材料自动保存至档案模块。维修资金使用申请审核工作从发起到最终审核通过，系统全面留痕，操作方便快捷，审核状态实时掌握，审核过程公开透明。目前，70%-80%的使用申请是通过线上申请审核完成的，线下申请不足30%，极大地提高了申请效率，使用申请单位最多跑一次。
其次是在业主投票环节采取人脸识别技术。征集业主使用维修资金的意见有两大难题：征集难、核实难。为此，中心利用微信公众号“人脸识别”技术彻底解决这个问题。业主通过微信公众号进行实名认证与房屋信息绑定，自行利用手机等移动设备对维修资金使用进行投票表决。采用“人脸识别”技术进行使用决策，主要优点包括：一是可以确定进行投票的人确实为房屋的所有权人，收集的意见真实有效，省略了以往纸质签字审核人员需再次核实的环节，提高政府代管机构的审核效率。二是解决业主表决时间和表决地点的限制，业主无论是否在本地，是否在工作时间都可决策，提高表决效率和业主参与的积极性。三是表决结果实时反馈，便于申请主体随时了解使用表决进度和结果，推动使用申请进程；利用手机就可以完成，易推广使用。
再次是维修资金使用全过程向业主公示，实现“全面监督”。具体而言，一是物业服务企业等申请主体申报的维修资金使用申请相关信息（年度使用方案、受益业主分摊清册、业主表决结果、项目施工及质量验收、工程结算等相关内容）全部采用线上（依托房管局“安居广厦”微信小程序线上“物业小区”公示）、线下（物业小区明显位置）两种方式向相关业主事前公示、事中公示、事后公示，充分保障业主对维修资金使用过程的知情权和监督权。二是代管机构审核结果的相关情况也会通过乌鲁木齐市政府网、安居广厦小程序、乌鲁木齐市房屋专项维修资金微信公众号等平台同时公示给业主。三是维修费用按相关业主拥有的建筑面积比例分摊支付后，维修资金账户余额变动通过短信自动推送给业主。四是业主关注市房屋专项维修资金管理中心微信公众号后，选择自助查询功能，即可查询到本人所拥有房屋的维修资金缴存、使用、收益等情况，并对涉及的维修使用进行投票表决。
确保资金管理科学、严谨，安全规范
首先是实现业务系统内数据联动，对账后生成财务数据及各类账表。业务办理数据与银行流水数据核对一致后，平台生成每日《银行余额调节表》及出纳银行存款日记账，同时生成会计凭证，记账后生成总账、明细账，始终保持业务账、银行账、会计账三账统一。
其次是设置智能投资功能，及时投资并进行增值收益管理。通过投资功能中的活期存款临界提醒、定期存款到期提醒等功能，及时将资金进行定期存款投资；通过收益功能，计算年度收益并按分配原则及时将增值收益分配到户。
再次是实现线上支付功能。利用与专户管理银行的数据接口，实现业务联动，生成支付凭证，将资金直接支付给收款单位，免除了通过支票填写或网银录入等方式造成的失误，保障资金安全。
确保档案系统可查可验
通过信息化建设，中心实现维修资金档案管理电子化，以及纸质档案、电子档案一体化管理。目前，中心已实现所有历史业务档案扫描挂接，新增业务档案实时扫描存档，建立完整的电子档案，并实现全程数字化管理，以及电子档案从生成、归档、查询、调用、销毁的全生命周期管理，让该归档的要件100%归档，让归档文件防篡改，确保档案真实性、完整性、可用性和安全性，让数字化成果永久封存，可查可验。这一做法使维修资金业务档案管理模式发生了转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向维修资金业务档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使得维修资金的管理走向规范化、数字化。
通过微信号打造指尖上的“政务大厅”
微信公众号微服务功能可根据登录人员角色，设置业主、物业服务企业、业主委员会、代管机构业务人员、代管机构业务领导等角色，根据不同角色提供个性化、定制化、透明化的服务。业主，能够查看本人名下房屋维修资金账户明细及维修项目信息，提高公众对维修资金参与度，强调公众监督；代管机构业务人员，可以查看任意小区处于不同状态的维修项目信息，便于随时掌握维修资金申请使用动态；代管机构业务领导，可按照不同区间、时间维度、不同业务类型查看业务数据智能分析，以图表形式直观呈现分析数据，对维修资金业务数据及关联数据变化趋势进行深度剖析，为维修资金代管机构智能监管提供决策支持、支撑维修资金政策制定与全局把控。（原载于《中国物业管理》杂志2023年第8期）
供稿单位：由澳洲幸运5分析辅助器物业维修资金研究专业委员会副主任委员单位——乌鲁木齐市房屋专项维修资金管理中心