文 / 刘练伟
专项维修资金的合规使用既是物业保值增值的保障，也是业主安居乐业的前提，因此有人形象地将其比作房屋的“养老金”。但长期以来，专项维修资金的管理一直存在责任边界不清、认知统一难和使用难等问题。针对这些问题，笔者提出合规使用维修资金的几个思考。
正面宣导，双向沟通
专项维修资金的使用需要根据《物业管理条例》《专项维修资金管理办法》等相关法律法规要求实施开展，因此，学习法律法规是合规使用专项维修资金至关重要的第一步。
首先，物业服务企业需要组织员工学习法律法规和当地住房城乡建设主管部门、街道针对使用专项维修资金制定的流程及相应资料的提交要求。
其次，业主委员会、广大业主需要学习法律法规，以真正履行好房屋修缮第一责任人的职责，确保应修尽修，避免因延迟维修、不维修或启动应急简易程序带来不良后果。
再次，物业服务企业对不修、迟修可能引发的当前问题和今后对业主显性及隐性的影响，要实事求是地进行分析和温馨提示，让作为房屋修缮第一责任人的业主清楚了解与判断决策。此外，对于业主疑虑、担忧的问题，物业服务企业应建立信息收集和双向沟通的渠道。通过这些方式使广大业主充分了解，正确理解专项维修资金的用途和作用。
最后，实时开展专项维修资金使用相关方的廉洁教育以及将廉洁教育与专项维修使用流程融合。比如：在小区公告廉洁告知书，签订廉洁承诺书，广泛宣传正向榜样案例等。
加强引导，明确约定
专项维修资金的使用范围是根据《专项维修资金管理办法》和《物业管理条例》界定且需要通过《物业服务合同》加以明确约定的。因此，建议一方面要加强政府引导，如在《物业服务合同》模板提供指导意见，社区/街道在关键节点给予指导以提醒业主，减少专项维修资金使用过程所产生的分歧，以增强可操作性。另一方面，物业服务企业在与业主洽谈合作、商讨合同时应将其使用范围予以明确，避免使用边界模糊带来的相关问题。
整合力量，加强监督
随着房龄的逐步增大，需要维修的范围也在增加，各种类别的维修项目对物业服务企业提出了越来越高的要求，建议政府部门牵头组织建立专家库，为房屋的专项维修整改方案、招投标评审、竣工验收等提供咨询指导，同时也可吸纳具备房屋维修专业知识的小区业主进入专家库，以加强对维修资金使用的监督。
公开透明，业主参与
一是日常维修要到位。物业服务企业要做好房屋、设备设施及附属场地的日常维修养护工作，具体而言：一是物业服务合同对日常维修的要求要明确、实事求是，以此作为双方履约的基础；二是维修养护要做好全面计划，确保编制不漏项，且以预防维护为主，日常维修为重，使小故障、小毛病及时得到处理。
二是业主融入到位。业主作为房屋修缮第一责任人，更是专项维修资金的主人，对使用资金过程参与越全面、越深入，就越有利于合规使用资金。业主广泛参与的工作范围应包含对设备设施运行情况、物业服务维护情况、专项维修启动和维修项目验收的检查，对设备设施风险点的排查，特别是在方案确定及施工方选择上，鼓励业主自荐或推荐。在废旧物资拆除/处置、材料与零配件进场阶段、竣工验收等重要施工节点更欢迎业主参与其中。
三是信息公开到位。由于专项维修整改的事项往往影响业主的生活、出行等问题，因此业主对施工进度特别关注。基于这种情形，物业服务企业可以通过微信群、公示栏、APP、电梯广告栏等载体时时通报工程进展和效果，对于费用额度大、整改周期长的事项还可组织节点通报会、施工进度查验会、付款节点过程验收会等，让业主了解情况，心中有数。
四是档案建立到位。虽然专项维修资金管理部门能查阅资金和使用的相关信息，但物业服务企业也应该建立一套档案资料，档案可考虑包含《日常维修维护动态管理档案》《专项维修管理档案》《小区专项维修资金使用档案》等。《日常维修维护动态档案》包含房屋、附属设施等动态信息，形成体检维修档案；《专项维修管理档案》除保障启动、维修、验收各个环节均有资料留存外，对其表现形式的有效性可选择文档、图片、音频、视频等任一或组合形式，同时对隐蔽工程、关键工序建议以视频拍摄加讲解形式为宜，该档案资料较多、形式多样化，应建立便于检索的目录索引，方便查阅；《小区专项维修资金使用档案》应侧重全面系统地体现专项维修使用事项、使用时间、额度、余额等为宜。
五是宣传沟通到位。小区业主群体庞大，物业服务企业在注重自身工作合规性的同时应注意收集业主的问题与诉求，发现业主疑问或舆情时，应第一时间受理、沟通，消除业主疑虑。在自身工作确有不足时，要及时纠偏，避免事态扩大。
前后比对，后续保障
只有维修整改达到良好成效，才能让业主应修尽修。成效的客观层面更容易被关注，而业主的主观感受也非常关键，需要我们做以下安排：一是强化前后对比感知。专项维修之前应做现状资料收集，维修结束后则要再次做现状资料收集，最后可将前后状况进行对比并进行公示，也可邀请业主现场参与感受，让客观效果影响业主主观感受。二是回归常态化管理。大修整改完毕后，物业服务企业要在质保期和后续日常维修保养中认真履职，杜绝整改的事项短时期又出现故障问题，同时质保期结束后，物业服务企业应做好日常维修养护工作，保障其正常的生命周期，甚至延长其生命周期，增强业主对专项维修的主观感受。
应用科技，提供支撑
合规使用专项维修资金既需各方集聚合力，也需要考虑专业层面的问题。目前来看，可以考虑从以下方面引入智能化、智慧化的科技做助手，与政府相关部门、物业服务企业和业主等相关方紧密合作，才能确保维修资金使用效能的最大化。
一是引入智能化资金管理系统，助力专项维修资金的申请、审批，监管资金流向，提供账户余额预警、续筹管理等服务，提高工作效率，减少人为错误和疏忽。
二是利用数据分析技术对过去的维修项目进行回顾和总结，对比分析使用方案的优劣，并根据历史数据和市场趋势，优化专项维修预算。同时，基于大数据分析，预测未来可能出现的维修需求和费用，未来维修计划和预算，确保资金的持续运用和项目的有效实施。
四是开发移动应用和在线服务平台，业主、物业服务企业可以通过手机或电脑随时查看维修资金的使用情况、项目进展和相关文件，实现维修资金使用信息的透明和实时反馈。
五是在重要的维修项目上部署智能监控和预警系统，通过传感器、摄像头等设备，实时监测项目进度和费用。一旦项目超出预算或发生异常，系统会自动发出警报，让管理人员及时采取措施，防止问题进一步扩大。
六是启动数字化合同管理，将专项维修项目的合同和费用记录在系统中，管理人员可以随时查阅合同内容和费用明细，避免因合同遗漏或不当解释而引发纠纷。
总之，只有合规使用专项维修资金，才能让房屋老有所依、老而不旧、老而不破；才能让业主居有所安，居住体验感、安全感不断提升。这需要物业服务企业和维修资金使用相关方共同努力，系统、全面、专业地对维修资金的使用流程进行策划与实施，更需要因时因地不断完善。 （原载于《中国物业管理》杂志2023年第8期）
作者单位：重庆绅帝物业管理有限公司