万科星园小区屋顶防水工程施工现场
文/谢罗群
当前，按照《住宅专项维修资金管理办法》的规定，虽然业主大会成立后决定自行管理住宅专项维修资金(以下简称维修资金)的，可划转至以自己名义设立的专用账户，实行自管，但是在实践中，受各种因素制约，业主大会自行管理维修资金的小区不仅占比很小，而且有一些还因为维修资金的使用或保值增值问题产生了矛盾纠纷，效果并不理想。
不过，北京市朝阳区万科星园小区在维修资金划转至业主大会设立的专用账户以后，小区业委会通过大额存单、组合存款，实现了维修资金保值增值;通过规范使用、聘请第三方监督、留存施工质量保证金等一系列做法，提升维修资金使用效能，维护小区业主共同利益，也为业主大会自行管理维修资金提供了一个可供借鉴的范本。近日，《中国物业管理》采访了万科星园小区业委会秘书王立云。
划转维修资金，最大化维护业主利益
万科星园位于北京市朝阳区奥运村街道，共计2155户，小区业主委员会成立于2004年。2007年12月份，为加强对维修资金使用的监管，以及促进维修资金的保值增值，经过万科星园小区业主大会决议，小区住宅专项维修资金统一划转至业主大会开设的专用账户，存储在光大银行。
王立云说，从维修资金划转的初衷来讲，我们首先是希望能加强对维修资金合规使用的监管，因为这毕竟是业主自己的钱，只有业主自己掌管大家才最放心，我们要确保真正把每一分钱都花在改善提升业主的居住品质上。
其次，我们小区的业主可谓人才济济，其中不乏从事金融理财方面的专业人士，大家有信心通过合理的理财确保小区的存量维修资金最大程度地实现保值增值，同时确保维修资金使用效能的最大化，充分维护业主利益。
科学存储让维修资金保值增值
小区维修资金划转之后，万科星园业委会面临的首要问题是：如何让现有维修资金保值增值?王立云说，我们刚接手时，小区维修资金账户的余额是3900余万元，10多年来，小区开展的各项公共设施专项维修大约用去了760余万元，但是，截至目前，小区维修资金账户上的余额仍有5040余万元。换句话说，小区业委会接手管理维修资金的10多年来，小区的维修资金增值了1900余万元，小区所实施的历次专项维修使用的都是维修资金的增值部分，本金从未使用。那么，万科星园业委会是如何做到这一点的呢?
王立云说，小区业委会充分集思广益，集中广大业主的智慧，最终研究决定通过大额存单来确保存量维修资金的保值增值。因为大部分公共设施的维修改造都不是应急维修，而是提前报计划，因此，每年需要申请使用的维修资金数额基本上都可以提前进行规划，这就为小区业委会进行组合存款提供了可能。
小区业委会根据每年的维修资金使用计划把存量维修资金按照不同的年限、批次在银行进行大额定期存款组合，包括3个月、1年期、3年期和5年期等，确保在不影响后续使用的前提下，能够获得相对较高的收益，最大化确保维修资金保值增值。
严格规范使用流程，确保使用效能
维修资金能否正常使用和规范使用是观察业主大会自管维修资金成败的关键指标。为确保维修资金的规范使用，万科星园业委会在使用维修资金的过程中严格遵照北京市维修资金管理规定以及朝阳区房管局物业科的要求，同时结合小区的实际情况，设置多项步骤确保维修资金的申请和使用能够规范进行。具体如下：
一是物业服务企业在日常工作中就业主的报修情况进行记录、整理，在多次小范围维修不能达到正常使用标准需要申请维修资金进行大修时，要及时向业委会报备，申请资金预留。
二是明确维修事项(电梯、防水或者消防等)，如需向相应的行政主管部门报备的要及时申请报备，同时，业委会还要委托物业服务公司向维修项目所在地的鉴定单位(朝阳区安全鉴定站等)申请鉴定，并最终出具正式的鉴定报告，明确维修必要性。
三是业委会委托物业服务公司协助进行具体招标工作，面向行业龙头企业、既往优秀合作方等进行招标，初步确定供应商、施工方案和工程预算等。
四是业委会和小区物业服务企业请审价单位对施工方报价进行预算审价，并调整施工方案出具最终的工程预算书。
五是业委会在北京市维修资金系统立项，生成任务信息单，对维修费用进行分摊。召开临时业主大会，公示维修资金使用建议书，制作分摊明细表并经相关业主签字确认，最后形成业主大会决议。业主大会决议面向广大业主公示半个月，如无异议，再进行申请。
公示过程中，业委会也会向项目所在的街道办城建科以及居委会汇报公示情况，并请居委会出具公示证明文件。如果涉及紧急情况，如消防、电梯等急需维修，或者出现影响公共或业主人身安全的事件，经严格论证后将采取应急机制，不再通过临时业主大会投票环节，而是会聘请专业的监理公司(也要进行充分考察、约谈、对比)对整个工程的实施进行有效的监督。
六是业委会在朝阳区维修资金支取系统注册业委会及物业项目信息，确定项目申请类型(普通或应急)，并向朝阳区房管局提交相关纸质材料，包括住宅专项维修资金使用申请审核表以及法律法规规定的其他材料。
七是前期提交的纸质材料审批通过后，业委会在北京市维修资金系统生成资金支取表，确认无误后提交给朝阳区房管局等待审批。
八是资金支取表审批通过后，业委会将房管局签发的审批单交给银行，到银行办理支付手续，银行将工程款划拨到物业服务企业账户。
九是业委会与施工方、监理公司、审价单位分别签订合同，并委托物业服务企业监督施工质量以及工程验收等工作。物业服务企业要求并监督施工方在施工过程中必须严格按照要求，不得违规施工，不得影响业主正常生活，同时邀请热心业主监督施工现场。物业服务企业根据施工合同约定分批向施工方付款，并截留合同金额的5%作为质保金，5年后没有质量问题方可支付。
十是工程完工后，业委会须将工程施工、验收等各个环节的资料文件汇总再次递交朝阳区房管局，完成维修资金的整个使用流程。
王立云说，10多年来，万科星园按照这一流程多次进行维修资金的申请，每次都做到了规范有序，且施工质量和效果也得到了广大业主的充分认可。其中一些做法是小区业主提出来的，我们觉得很好，就采用了。
譬如，为确保维修资金使用效能和工程质量，邀请第三方监理公司或单位，以及在广大业主中吸收维修项目方面的专业人士，在整个申请和维修的流程中担当咨询顾问，同时参与施工质量的监督检查和把关，留取5%的质保金等，这都对确保施工质量发挥了重要作用，值得业内同行借鉴。
热心、专业、有公心的业委会是管好维修资金的保障
总结回顾万科星园业主自管维修资金的10多年历程，王立云认为，其实，业主大会自管维修资金主要是通过业委会去实现的，因此，建设一支热心、专业、有公心的业委会团队是业主大会管好维修资金的重要保障。
首先是要热心。热心是指业委会成员要有甘于牺牲自我时间和精力去做小区公共事务的意愿。以万科星园为例，小区业委会成员除了专职秘书有点酬劳之外，其他人都是在无偿工作。譬如，我们原来的业委会主任为了验证哪种防水材料更好，冒着酷暑爬到一些小区的房顶实地查看各种防水材料的使用效果，可以说非常辛苦。如果没有热心公益的意愿，是做不好这些工作的。
其次是专业。维修资金的申请、使用其实是一项相当复杂专业的工作，如果没有一定的专业技能，也是做不好工作的。譬如，万科星园的业委会团队，既有懂财务审计、金融理财的人才，也有懂法律的人才，还有懂工程监理的人才，他们都在维修资金的申请、使用和监督工作中发挥了重要作用。
再次是有公心。业主大会自管维修资金以后，业委会在维修资金的申请、使用中发挥着至关重要的作用。所以，业委会的广大成员一定要有公心，在施工单位的确定、工程质量的把关等方面一定从维护广大业主利益的角度开展工作，而绝不能有半点私心。 （原载于《中国物业管理》杂志2023年第8期）