第三方审计机构跟踪审计维修资金使用项目
文 / 葛红刚 李兆全
住宅专项维修资金是由业主交存，业主所有，保障房屋共用部位、共用设施设备有效运行，延长房屋使用寿命的重要保障。近年来，江苏省盐城市按照“依法依规、公开透明、便捷高效”的原则，构建维修资金使用的“硬”措施和“软”手段，不断完善维修资金使用管理模式。自2014年起，盐城市区维修资金使用审核工作下放各区住房和城乡建设部门，由各区住房和城乡建设部门会同属地街道做好现场勘查、审核、指导、协调等日常管理工作。盐城市物业管理中心具体负责维修资金使用管理工作的指导和监督，依据区住房和城乡建设部门意见拨付资金。截至2023年6月底，盐城市区维修资金使用支出超2亿元，为市区近500个小区共用部位、共用设施设备维修项目提供了资金保障。
通过“硬”措施健全政策制度和监督机制
盐城市充分运用经济、法律、行政等手段，进一步明确工作职责，加强行业部门协同联动，规范结算拨付流程，提高住宅专项维修资金使用效益。
一是健全完善政策制度，明确工作职责落实。研究制定了盐城市住宅专项维修资金管理办法、维修资金使用管理实施细则、优化完善维修资金使用应急维修工作流程、规范维修资金使用第三方服务、规范维修资金使用应急维修专业队伍备选名录管理等一系列业务性配套文件，进一步健全完善维修资金使用管理制度。按照“同标准受理、无差别办理”工作要求和工作实际，本着“依法依规、公开透明、便捷高效”的原则，对维修资金使用流程进行进一步优化，明确各级部门职责分工，建立起市、区、街道三级监督联动机制，从使用申请、维修施工、工程验收、公示公告、审计结算等全过程进行监督。与此同时，将审计、监理等中介机构服务费用与施工单位维修工程款分开结算，鼓励推行维修施工质量履约保证金等制度，有效防范冒领、套取维修资金及后续保修不到位的现象发生。
二是突出完善监督机制，加强使用过程管理。积极细化维修资金使用的应急维修和一般维修流程，明确材料受理和办结时限。在发生墙体脱落、消防隐患等危及房屋安全紧急情形时，申请人可直接向区住房和城乡建设部门申请应急维修，区住房和城乡建设部门当日安排专人会同属地街道现场勘查确认，并通过自主选择方式落实专业队伍实施维修，限时办结，实行“同步申请、同步公示、同步施工、同步监审”。一般维修由申请人提出《维修资金使用方案》，经业主同意后报送属地街道及区住建部门，勘查确认并公示无异议后予以审核确认。针对维修资金申请不了解、不方便等问题，通过开展公开竞争性方式，建立维修资金使用审计、监理、招标代理等第三方专业队伍备选名录，供维修申请人自主选择，并健全完善相关制度，规范服务质量。对维修项目在5000元以上的进行工程造价审计，对维修项目在15万元以上的进行审计复核，对维修项目在10万元以上的实施监理。对实施公开招标维修项目，协调纳入公共资源中心平台实施。建立维修资金使用专项现场督导组，对使用维修资金的维修项目进行现场跟踪全覆盖，重点对维修资金使用维修中、维修后的维修情况事实等进行现场核实，对电梯、消防等专业性较强维修项目，通过购买第三方服务或邀请专业技术人员协同现场指导和督查，加强维修资金使用过程跟踪管理，确保维修资金发挥最大价值。
三是强化结算流程把控，细化款项划转程序。每笔维修项目结算，落实经属地街道组织参与工程竣工验收，验收合格后，监理机构出具工程质量评价报告，审计机构出具工程结算审计报告，盐城市物业管理中心根据审计报告出具受益业主维修资金使用分摊明细，经公示无异议后，区住房和城乡建设部门及时出具同意拨付维修资金的意见，盐城市物业管理中心根据意见按规定办理款项划转手续。对10万元以下资金支出由盐城市物业管理中心按单位财务支出流程实施拨付；对10万元及以上资金支出，经局财务处室和局分管业务领导审核同意实施拨付。材料手续齐全后，材料初审、流程申报、资金拨付于两个工作日内完成。
使用维修资金维修后的外墙
通过“软”手段推进“互联网+政务服务”
盐城市持续推动维修资金使用线上服务平台建设，不断提高维修资金使用申请审核效率，强化宣传引导，进一步提升住宅专项维修资金管理水平。
一是优化细化使用流程，方便居民使用维修资金。以行业数字化转型为契机，乘势推动智慧物业建设发展，着力建设住宅专项维修资金使用线上服务平台，压缩办理环节、精简提交材料、缩短办结时限，推动维修资金使用申请、受理、勘查、审核、拨付等环节全流程线上办理，实现全过程留痕、全流程监管，确保维修资金使用规范高效、便民利民。通过维修资金使用线上服务平台，业主可线上进行维修资金使用申请，查询下载政策法规和申请流程指导说明，查询使用项目审批进度，查询申请小区维修资金使用情况及余额等，亦可通过手机在“我的盐城”APP上进行线上表决，简单易操作，有效提高业主参与表决的效率和积极性。设置专人专有审核账号，通过电脑客户端、手机端“我的盐城”APP即可进行审核。现场踏勘人员可通过“我的盐城”APP拍照上传照片资料，材料不全或错误可直接线上反馈、线上补齐。维修项目进展持续跟踪，线上线下公示、全程公开透明。同时，建立一整套维修资金使用电子档案，全程跟踪维修项目进展，增加数据提取和分析功能，随时关注市区维修资金使用情况动态，切实实现让数据多跑路，群众少跑腿，不断提高维修资金使用申请审核效率，提升便民服务水平。
二是加强培训宣传引导，提升行业整体水平。积极组织开展业务培训，邀请不同行业职能部门的业务专家，不定期组织开展维修资金使用方面的业务培训，答疑解惑，提出指导意见，切实提高资金申请使用审核效率和化解矛盾纠纷能力。同时，充分发挥盐城市房产物业巡回法庭和人民调解委员会调解作用，形成人民调解、司法调解、行政调解的联合调解机制，切实将维修资金使用中矛盾纠纷化解在萌芽、基层。编制维修资金使用政策问答手册，详细解读相关使用政策法规、使用流程与材料申请流程、使用申请范围等，实现“一册在手，办事无忧”，方便业主申请使用维修资金。依据制定的维修资金使用流程，根据不同申请流程及情形，分类梳理并制作申请使用所需的材料格式样本，供申请人使用选择，保障维修资金使用申请规范、便捷。持续充分运用好《盐城晚报》等本土媒体和房产物业巡回法庭送法进社区的宣传优势，加强与大数据新媒介平台的深度合作，在“盐城物业在线”等微信公众号开设专栏，定期推出维修资金政策法规宣传和疑难问题解答，多渠道、多元化、多层次进行维修资金使用政策、流程等方面宣传引导，切实形成人人知晓、人人参与、人人支持的维修资金使用良好环境。
作者单位：盐城市物业管理中心